Податкова накладна з податку на додану вартість складається у двох примірниках

Платник податку зобов'язаний надати покупцю на його вимогу підписану уповноваженою особою та скріплену печаткою податкову накладну.

Податкова накладна складається у двох примірниках у день виникнення податкових зобов'язань продавця.

Датою виникнення податкових зобов'язань з постачання товарів або послуг вважається дата, яка припадає на податковий місяць, протягом якого відбувається будь-яка з подій:
дата зарахування коштів від покупця на банківський рахунок платника як оплата товарів або послуг. У випадку готівкового розрахунку - дата оприбуткування коштів у касі платника або дата інкасації готівки у банківській установі, що обслуговує платника податку;
дата відвантаження товарів. У випадку експорту товарів - дата оформлення митної декларації, що засвідчує факт перетинання митного кордону України. Для послуг - дата оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку.

Виключними підставами для складання зведених податкових накладних є:

безперервний або ритмічний характер постачання;
постійні зв’язки постачальника з покупцем;
обов’язкове підтвердження фактичних обсягів постачання товарів або послуг реєстром товаротранспортних накладних чи інших відповідних супровідних документів, згідно з якими здійснено постачання товарів або послуг.

Складання податкової накладної регулюється статтею 201 Розділу V Податкового кодексу України.