ЗАСВІДЧЕННЯ КОПІЙ ДОКУМЕНТІВ

Державна реєстраційна служба (Укрдержреєстр) в листі від 07.02.2013 р. № 43-06-15-13 роз'яснила порядок засвідчення копій документів, необхідних для реєстрації прав та їх обтяжень. Згідно з повідомленням, разом із заявою про державну реєстрацію прав та їх обтяжень у паперовій формі подаються оригінали документів, необхідні для цього та їх копії, засвідчені в установленому порядку. Заявник разом із заявою про держреєстрацію подає органу державної реєстрації прав, нотаріусу необхідні документи, визначені Порядком, їх копії, а також документ, що підтверджує внесення плати за надання витягу з Державного реєстру прав, та документ про сплату державного мита.  Тобто засвідчення копій документів, необхідних для державної реєстрації прав, закріплено законодавством.
Укрдержреєстр пояснює, що є різні механізми завірення копій.

1. Нотаріуси, посадові особи органів місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, засвідчують вірність копій документів, виданих підприємствами, установами і організаціями, за умови, що ці документи не суперечать законові, мають юридичне значення і засвідчення вірності їх копій не заборонено законом.
Вірність копії документа, виданого громадянином, засвідчується у тих випадках, коли справжність підпису громадянина на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом або посадовою особою органу місцевого самоврядування чи підприємством, установою, організацією за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування громадянина.

2. Напис про засвідчення документа складається зі слів «Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціали імені) і прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис".
Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідної установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії і т.д.) установи. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника установи, його заступників або керівника структурного підрозділу. 
У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань прийому громадян на роботу, навчання, посвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також при формуванні особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа.

3. Посвідчення документа керівником підприємства, установи, організації відповідно до вимог Національного стандарту України "Вимоги до оформлення документів" ДСТУ 4163-2003, затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 № 55. Так, завіряти документи слід із зазначенням назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, з відміткою «Згідно з оригіналом", засвідченою печаткою, датою засвідчення копії.

4. У свою чергу, законодавство не містить вимог у разі, коли фізичною особою здійснюється засвідчення копії документа, який "стосується" цієї особи, а тому, виходячи із загальних положень щодо засвідчення копій документів, на таких копіях проставляється особистий підпис особи, яка засвідчує копію, його ініціали та прізвище, з відміткою «Згідно з оригіналом", дата засвідчення копії.
Таким чином, для цілей проведення державної реєстрації прав до копій документів, завірених у встановленому порядку, слід відносити копії документів, завірені як нотаріусом або посадовою особою органу місцевого самоврядування, так і уповноваженою особою органу державної влади, підприємства, установи, організації (для юридичних осіб ) або фізичною особою (для фізичних осіб), що подають такий документ. 
В період встановлення нової системи держреєстрації прав, відповідно до Закону "Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень", реєстрація буде проводитись на підставі документів, що підтверджують виникнення, перехід, припинення прав на нерухоме майно, виданих або оформлених до 1 січня 2013 .Так, у листі від 14.01.2013 р. № 07-06-15-13 Укрдержреєстр роз'яснив, що підставою для проведення держреєстрації в Державному реєстрі прав на нерухоме майно є такі документи:
•	Нотаріально завірений договір купівлі-продажу нерухомого майна, держреєстрація якого проведена до 1 січня 2013
•	Свідоцтво про право на спадщину, видане до 1 січня 2013р.
•	Державний акт про право власності на земельну ділянку з відміткою про перехід права власності на земельну ділянку;
•	Договір купівлі-продажу земельної ділянки;
•	Договір оренди земельної ділянки.

	Начальник Воловецького
	районного управління юстиції					Е. Пижик